Información y gerenciamiento

La Empresa es una entidad dinámica que necesita ser administrada día a día y que debe adaptarse a cambios
en su estructura y a la evolución de los mercados.

Nos referimos a la necesidad de un Gerenciamiento (Management) que debe ejercerse de manera profesional.

En líneas generales las Pymes nacieron décadas atrás y si bien sus actuales propietarios heredaron y conocen
usualmente bien el mercado, el proceso productivo ó de servicios, los proveedores, los clientes y todo lo inherente al desarrollo propio de la empresa, no ejercen un Gerenciamiento eficiente.

¿Que definimos como Gerenciamiento?

Al proceso de toma de decisiones con un adecuado conocimiento del contexto y de la realidad.

Para el proceso de toma de decisiones se necesita información para poder ser analizada y en función de ello
determinar cursos de acción.

¿Está la información disponible para que los propietarios puedan utilizarla?

Usualmente no. La información para las Pymes es una carga formal que sólo satisface necesidades contables e
impositivas (Balance y liquidación de Impuestos)

Ahora bien, cuál es la información?

La información nace en cada rincón de la empresa con las acciones diarias y repetitivas que ejecutan los empleados, los operarios, los jefes y los Gerentes.

Cada operación (compra, venta, pago, cobro, proceso de producción, etc) genera una unidad de información que es captada y procesada generalmente por un sistema.

La primera pregunta es si el sistema que está funcionando es el adecuado, es decir si procesa correctamente las transacciones y si brinda la información necesaria para los sectores que la necesitan.

La segunda pregunta es a que sistema de información central aporta este subsistema?

Concretamente cuando nos referimos a sistemas locales ó subsistemas hablamos de Compras y Proveedores, de Facturación y Cuenta Corriente de Clientes, de Stock, de Tesorería , de Producción, que son operados desde los correspondientes sectores, departamentos, unidades, etc.

El sistema de información por excelencia es la Contabilidad.

La Contabilidad plasmada en un Balance General es la información que utilizan terceros para decidir respecto del otorgamiento de créditos ó de aportes a la empresa. Un Banco, un Proveedor ó un Inversor utilizan el Balance General para la decisión.

Ahora bien, si ellos utilizan la información para decidir, porque la Empresa no la utiliza?

La Empresa no la utiliza porque no la tiene en tiempo real. La información sirve si es actualizada, si es de hoy, y de hecho tener el Balance General lleva un tiempo y esfuerzo considerable, y generalmente se obtiene fuera de fecha.

Esta realidad es casi común a todas las Pymes.

El primer escollo es entender que el problema es la carencia de información en tiempo y forma y que esta situación trae aparejado un costo monetario (pérdida) por no haber podido tomar decisiones en forma oportuna, ó que habiéndolo hecho tal vez fue sobre información no confiable.

¿Cuál es la solución?

La solución es tener información en tiempo y forma.

La información en primera instancia debe ser confiable y de calidad.

La información es necesaria no sólo a nivel Gerencia / Dirección sino también para los sectores que la generan y también son usuarios de la misma.

Nuestra tarea puede resumirse en:

• Relevamiento de la empresa. Incluye el sistema de control interno (SCI) , la organización funcional, la información que capta y que genera cada sector, la calidad y eficiencia de los sistemas utilizados, la interrelación entre esa información y el Sistema Contable.
• Análisis y Diagnóstico. Esta etapa es la que nos permite a partir del análisis de la información que surge del relevamiento poder elaborar un diagnóstico.
• Propuesta y soluciones: detectados los puntos débiles y las falencias elaboramos una propuesta que consiste en cambios que generalmente incluyen aspectos funcionales y de organización de la empresa, así como también cambios en los sistemas de información.
• Administración de la Información: una vez obtenido el objetivo final que es la información de calidad en tiempo y forma para el proceso de toma de decisiones, es necesario utilizarla. También participamos desde luego en transmitir el conocimiento respecto de su utilización y aplicación en el proceso decisorio.